Wypożyczalnia aut na czasie. Istota przestrzegania zasad RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych obowiązuje od 25 maja 2018 roku i dotyczy tak osób fizycznych, jak i firm, w tym wypożyczalni aut. Wybierając usługodawcę w Warszawie lub innym mieście możesz mieć zatem pewność, że Twoje dane osobowe/dane Twojej firmy będą odpowiednio chronione tak podczas trwania okresu wynajmu, jak i po jego zakończeniu. Jak to wygląda w praktyce? Poniżej kilka przykładów.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych w wypożyczalni aut

Funkcja Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) niezbędna jest w sytuacji, gdy dany podmiot przetwarza znaczne ilości danych, na przykład podczas prowadzenia działalności handlowej lub usługowej. Tak jest również w przypadku podmiotów prowadzących wypożyczalnię aut. Warszawa to dobry przykład, ponieważ wiele jest tutaj wypożyczalni o ogólnopolskim zasięgu.

Wynajmując samochód osobowy, ciężarowy, dostawczy lub inny pojazd dostępny w ramach floty, masz pewność, że Twoje dane są odpowiednio zabezpieczone.

• Precyzyjnie określony jest administrator danych, zatem w przypadku uwag wiesz, do kogo się zgłosić. To alternatywa dla wcześniejszego stanu prawnego, gdy nie była dokładnie określona odpowiedzialność przetwarzającego dane.
• Firmy mają obowiązek szacowania ryzyk związanych z przetwarzaniem danych. Zarówno dane przechowywane w systemach informatycznych, jak i w dokumentach, na przykład umowach, muszą być odpowiednio zabezpieczone.
• Opracowywane są i wdrażane nowe procedury. Wraz z rozwojem technologii wzrasta również liczba potencjalnych zagrożeń, dlatego procedury postępowania oraz środki bezpieczeństwa dostosowywane są do realnych ryzyk.
• Zgadzasz się dobrowolnie na przetwarzanie danych. Obecnie każda umowa zawiera dodatkową klauzulę, którą podpisujesz na gotowym dokumencie lub zaznaczasz online. Bez tej zgody dokument jest nieważny.
• Masz prawo do „bycia zapomnianym”. Po zakończeniu współpracy możesz zażądać niezwłocznego usunięcia Twoich danych z danej bazy wraz ze wszystkimi ewentualnymi kopiami i replikacjami, również bez podawania przyczyny.

Nie sposób w jednym artykule przedstawić wszystkie aspekty, więc możliwe, że w przyszłości rozwiniemy ten temat, na przykład w kontekście wyjazdów z wypożyczalni samochodów w Warszawie na lotnisko. Poniżej jednak detale dotyczące ogólnej działalności polskich wypożyczalni w kwestii RODO.

Jasno wytyczony cel przetwarzania danych

Photo of elegant woman choosing a new car in automobile center

Pod kątem zasad RODO współpracę z wypożyczalnią aut, gdy mieszkasz w Warszawie lub poza miastem, możesz analizować następująco:
1. przed wynajmem pojazdu – zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest konieczna, aby można było podpisać umowę, zatem:

• poznasz regulamin wypożyczalni oraz warunki umowy,
• dobierzesz ewentualne dodatkowe opcje wyposażenia i ubezpieczeń,
• podpiszesz umowę na dogodny czas (wynajem krótko-, średnio- lub długoterminowy),

2. w trakcie okresu wynajmu – jeżeli wynajem przebiega bez nietypowych wydarzeń, Twoje dane nie będą udostępniane dalej, jednak:

• w sytuacji kolizji lub wypadku RODO przekaże niezbędne dane ubezpieczycielowi,
• gdy potrzebna jest laweta, dane zostaną udostępnione pomocy drogowej,
• konieczność ich udostępnienia zachodzi w trakcie zawierania dodatkowych umów,

3. po zakończeniu współpracy – dane są przechowywane między innymi na potrzeby realizacji przez wypożyczalnię zapisów prawa podatkowego, lecz:

• możesz mieć wgląd do wszystkich swoich danych, a na życzenie otrzymać ich kopię,
• masz możliwość sprostowania lub poprawienia danych w dowolnym czasie,
• możesz zażądać usunięcia danych, o czym wspomnieliśmy już w tym artykule.

Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych po zakończeniu współpracy z wypożyczalnią samochodów jest zatem jedynie formalnością, a współczesne rozwiązania systemowe skracają tę procedurę do niezbędnego minimum.

W wypożyczalni aut w Warszawie podajesz tylko niezbędne informacje

Rozporządzenie nie daje pola do nadużyć i reguluje wszystkie istotne kwestie, natomiast to w gestii stron podpisujących umowę leży uwzględnianie określonych wytycznych. Solidną wypożyczalnię aut w Warszawie, gdy mowa o RODO, można rozpoznać po zasadności zbierania określonych danych. Jeżeli w umowie i dodatkowych kwestionariuszach należy podać wyłącznie podstawowe informacje, a pominięte są dane zbędne z punktu widzenia realizacji wynajmu, jest to dobry prognostyk dla powodzenia dalszej współpracy.